Die Herausforderungen bei Online-Meetings: Wie Ihr Meeting zum Erfolg wird

Selten war die Welt mehr vernetzt als heute: Die Leute tauschen sich mehr aus und es gibt mehr Informationen für alle und über alles. Nun sollte man also meinen, dass ein Online-Meeting ganz einfach durchzuführen sei, besonders wenn eine Firma jahrelange Erfahrungen damit hat. Dennoch gestaltet sich die Organisation eines Online-Meetings mitunter schwierig. Schauen wir uns gemeinsam die häufigsten Fehler an und wie wir sie vermeiden können.

Dabei sein ist alles: Teilnehmende einbinden

Ob zwei oder 200 Teilnehmende: Die Leiterin oder der Leiter des Online-Meetings sollte sich klar darüber sein, wer warum am Meeting teilnimmt. Fragen Sie die Teilnehmenden bereits vor dem Online-Meeting, was sie erwarten. Die gesammelten Erkenntnisse verschicken Sie dann mit der Einladung. So gestalten Sie ein aktives Miteinander und stellen sicher, dass das Online-Meeting lebendig und anregend wird.

Den (einen) Nagel auf den Kopf treffen: gekonnte PowerPoint-Präsentationen

Abraham Maslow veröffentlichte 1996 in seinem Buch «The Psychology of Science» einen Satz, der bekannt geworden ist: «Wenn du nur einen Hammer hast, sieht alles aus wie ein Nagel.» Bei heutigen Online-Meetins fällt leider oft auf, dass PowerPoint der Hammer und jede Information der Nagel ist. Wie vermeiden wir ein Überladen von PowerPoint-Präsentationen? Nachfolgend ein paar Tipps:

• Lassen Sie die Leute an ihrem Online-Meeting aktiv mitmachen. Lassen Sie die visuelle Komponente weg und fragen Sie die Teilnehmenden, kleine Dinge zu skizzieren oder Wörter festzuhalten. Dadurch ergeben sich neue Inputs für die Gespräche, weil unterschiedliche Personen unterschiedliche Blickweisen haben.
• Wenn Sie über Produkte oder Services sprechen, zeigen Sie diese live, anstatt nur über sie zu reden.
• Beispiel I: Rufen Sie im Browser Ihren neuen Service auf und zeigen Sie wie etwa die neue Navigation aussieht.
• Beispiel II: Veranlassen Sie einen 3D Druck Ihres Produktes. Es muss nicht immer funktionell sein. Ermöglichen Sie Diskussionen und Fragen wie genau das Produkt funktioniert, welche Farbe es hat, was für ein Material nachher verwendet wird oder wo dieses Produkt erworben werden kann.
• Zeichnen Sie während der Präsentation komplexe Modelle auf und verzichten Sie auf vorgefertigte Grafiken. So können die Teilnehmenden des Online-Meetings Ihren Erklärungen Schritt für Schritt folgen und werden nicht innert kurzer Zeit von Informationen erschlagen.

«Ich kann dich nicht hören» – Pannen bei Online-Meetings vermeiden

Seit Homeoffice zum neuen Alltag geworden ist, musste sich ein(e) jede(r) von uns wohl schon einmal mit einer Panne auf Online-Meeting-Programmen wie Zoom oder Microsoft Teams auseinandersetzen. Häufige Probleme sind, dass die URL blockiert wird oder für die Installation eines Programmes Administratorrechte erforderlich sind. Deshalb geben wir Ihnen als Meetingleiterin oder -leiter hier ein paar Tipps und sagen Ihnen, welche Punkte Ihnen bekannt sein müssten:

• Informieren Sie sich frühzeitig: Welches Programm wird in der Firma bevorzugt für Online-Meetings eingesetzt? Hierbei unterscheiden sich interne und externe (grosse) Online-Meetings oftmals stark.
• Laden Sie eine Kollegin oder einen Kollegen ein und prüfen Sie gemeinsam alle Funktionen des Programms: Wie können Sie Teilnehmende stumm schalten? Wie sehen Sie überhaupt, ob jemand spricht? Wo befindet sich der Chat?
• Erstellen Sie eine Begrüssungs-Folie. Darauf stehen die wichtigsten Funktionen des Programmes: beispielsweise, wo man sein Mikrofon stumm schalten kann oder wie man die Hand hebt. Wahrscheinlich finden Sie diese Informationen auch vom Hersteller des Programms.
• Informieren Sie die Teilnehmenden darüber, was Sie als Nächstes tun werden: «Ich schalte jetzt alle Teilnehmenden stumm» verhindert manche Verwirrung.
• Etablieren Sie die Regeln für das Online-Meeting am Anfang. Dürfen während dem Meeting Fragen gestellt werden? Oder sollen alle Fragen für den Schluss aufgehoben werden? Basispunkte die eine gute IT ermöglichen sollte:
• Erstellen Sie eine Liste der Kollaborationstools, die die Firma für Online-Meetings benutzt. Dazu gehören firmeneigene sowie andere, relevante Programme, die zwar genutzt werden dürfen, aber nicht selbst verwaltet werden. Teilen Sie ebenfalls mit, welche Programme in der Firma verboten sind.
• Stellen Sie sicher, dass die Benutzerinnen und Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügen und nicht an kleineren Problemen scheitern. Hat ein Programm beispielsweise eine Whiteboard-Funktion und ist diese gesperrt, wird so wertvolle Zusammenarbeit verhindert.
• Legen Sie eine Strategie fest: Welche Funktion wird in welchem Programm verwendet? Wohin gelangen kritische Informationen? Werden Informationen im Messenger eines Programmes dauerhaft gespeichert oder nach einer bestimmten Zeit gelöscht?
• Erleichtern Sie den Nutzerinnen und Nutzern den Einstieg in die Programme: Wer erst diverse Prozesse durchlaufen muss, um Zugriff zu erhalten, wird von der Nutzung abgeschreckt. Zudem sollten sich Nutzer nicht jedes Mal neu einloggen müssen.
• Bei Grossveranstaltungen: Haben Sie Ersatzgeräte dabei? Ein einfacher Batterieaustausch kann gut gehen aber oftmals ist es einfacher direkt zu einem funktionierenden Gerät zu wechseln. Ausserdem stehen nur wenige Supporter gerne im Rampenlicht während einem Live-Troubleshooting-Case.
• Berücksichtigen Sie, dass Online-Meeting-Programme auf diversen Geräten verwendet werden können: Laptop, Smartphone und Tablet. Erstellen Sie Leitfäden für die Nutzung der Programme auf all diesen Geräten. Diese Leitfäden können dann auch intern Verwendung finden, denn es wird mehr und nicht weniger Vernetzung stattfinden. Es ist auch ein schönes Aushängeschild für die Firma wenn hier das Corporate Design übereinstimmt.

Meine Daten gehören mir: dreimal Datenschutz

Bezüglich des Datenschutzes sollten Sie als Unternehmen drei Themengebiete berücksichtigen:

1. Länderspezifischer Datenschutz
2. Datenflüsse
3. IT-Sicherheit

Damit Ihre Daten nur Ihnen gehören und keine Dritte an sie gelangen, die keine Einsicht darin haben sollten, gehen wir nachfolgend näher auf die drei Themengebiete ein:

Länderspezifischer Datenschutz

Das neue Datenschutzgesetz der Schweiz wie auch die EU-Richtlinie DSGVO ist bei Online-Meetings immer wieder ein Thema. Manche Fragen nur aus Eigeninteresse nach einer Veranstaltung über einen Auszug der eigenen Daten nach, andere wiederum stellen gerne die Versprechungen auf die Probe über einen Datenschutz.

Klären Sie vorher:

• Welche Daten dürfen aufgezeichnet werden? Hier ist die Rede von Ton- und Videomitschnitten. Vielleicht lesen Sie Fragen vor aber verzichten hier besser Namen zu nennen.
• Metadaten fallen überall und zahlreich an: eingewählte Nummern, E-Mail-Adressen, Uhrzeit der An- und Abmeldung sowie technische Informationen wie etwa Browseridentifikation. Klären Sie mit Ihrer Rechtsabteilung welche Aktionen notwendig sind.
• Ob Ihr Online-Meeting-Tool einen Gästemodus besitzt der andere Teilnehmer untereinander unsichtbar macht und ein chatten untereinander verhindert. Dieser Gästemodus ist bei grösseren Events sehr beliebt da damit Ablenkungen und Verwirrungen auf ein Minimum reduziert werden.

Die vertragliche Situation sollte ebenfalls geregelt werden: Die meisten Provider von Online-Meeting-Programmen sind international. Damit sind Ihre Daten einerseits auf vielen Orten der Welt für Sie verfügbar, andererseits auch für Ihre Subunternehmen in den jeweiligen Ländern. Wer Zugänge aus rechtlichen Gründen erfährt wie etwa Polizei oder andere Dritte wird nochmals in den verschiedenen Ländern unterschiedlich ausfallen. Hier ist eine gute Zusammenarbeit der IT und Rechtsabteilung Gold wert.

Datenflüsse

Wissen Sie, wohin Ihre Daten fliessen? Dürfen beispielsweise alle Daten in Ihrem Online-Meeting-Programm in den Chat kopiert werden? Falls ja, beachten Sie, dass für eine Data Loss Prevention (DLP) auch berücksichtigt werden muss, welche Geräte auf das Programm zugreifen. Am besten diskutieren Sie die Kommunikationsstrategie intern und teilen Sie die benutzten Programme ein in Intranet, Messenger und Online-Meeting-Lösung. Vermeiden Sie Überschneidungen, damit sich die Daten nicht an verschiedenen Orten befinden.

IT-Sicherheit

Integrieren Sie ein Data-Loss-Prevention-Tool für alle sicherheitskritischen Daten.

Risk Management Compliance Cloud Security

Über den Autor

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Daniel Brunner, Senior Security Consultant